TEIL 3 : Was die Führungskraft entscheiden und steuern muss.
Basierend auf dem SETO/EDV/KPMG Lawyers White Paper „Mehrwertsteuer & elektronische Rechnungsstellung“ (Februar 2026)
Angereichert mit Rückmeldungen aus der Praxis: von Netzwerkpräsidenten, CEOs von Backoffice-Verlagen, GDS, CEOs von Agenturen, CFOs großer Konzerne und Fluggesellschaften.
Teil 1: Die Grundlagen: Was die Reform für den Reisesektor wirklich ändert
Zusammenfassung
1. Entscheidungen, die in die Zuständigkeit der Führungskraft fallen
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung bringt eine lange Liste operativer Aufgaben mit sich. Doch bevor diese delegiert werden können, müssen strategische Entscheidungen getroffen werden, die nur die Führungskraft treffen kann.
Wählen Sie Ihre zugelassene Plattform und erledigen Sie es schnell
Die Nutzung einer zugelassenen Zahlungsplattform (AP) ist obligatorisch: B2B-Rechnungstransaktionen können nicht mehr direkt zwischen Verkäufer und Käufer abgewickelt werden. Sie haben drei Möglichkeiten:
Option 1: Die Assistentin Ihres Backoffice.
Dies ist die naheliegendste Option. In der Praxis ist Ihr Backoffice entweder selbst ein zugelassener Zahlungsdienstleister (AP) oder es nutzt einen von ihm ausgewählten AP, dessen Kosten es an Sie weitergibt – Kosten, die für manche alles andere als unerheblich sein können. Es ist üblich, für Senden und Empfangen denselben AP zu verwenden, aber nicht zwingend erforderlich. Jede Situation ist anders, und diese Wahl hat Konsequenzen und Nebenwirkungen, die sorgfältig abgewogen werden müssen.
Option 2: Eine externe, aber einheitliche PA (Pennylane-Typ…).
Technisch machbar, aber nicht die empfehlenswerteste Lösung für die spezifischen Bedürfnisse der Reisebranche.
Option 3: Die Multi-PA.
Dies ist auch dann machbar, wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Kunden auf mehreren Plattformen aktiv sein werden und Sie Ihre Unabhängigkeit bewahren möchten, allerdings mit Komplexitäten, die nicht unterschätzt werden sollten.
Sobald Ihre Strategie steht, teilen Sie sie Ihren Kollegen mit. Reformen können nicht allein von der Geschäftsleitung bewältigt werden.
Definieren Sie Ihr Vermittlungsmodell
Wie in Teil 1 und 2 erläutert, ist die rechtliche Einordnung jeder Produktlinie Voraussetzung für jede technische Entscheidung. Diese Einordnung fällt in den Zuständigkeitsbereich der Geschäftsleitung in Abstimmung mit Rechts- und Steuerberatern und kann zu Vertragsanpassungen oder sogar zu Entscheidungen hinsichtlich der Marktpositionierung führen.
Entscheiden Sie sich für die Mehrwertsteueroption bei Lastschriften
Unternehmer können wählen, ob die Mehrwertsteuer bei Rechnungsstellung (nach dem Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung) oder erst bei Zahlungseingang fällig werden soll. Diese Option vereinfacht bestimmte Aspekte der Verwaltung, insbesondere die Aktualisierung des Zahlungsstatus im Rechnungszyklus, hat jedoch Auswirkungen auf den Cashflow und die Berichterstattung. Die Entscheidung liegt letztendlich beim Unternehmer.
Schätzen Sie die Kostenauswirkungen ein und entscheiden Sie sich für Ihr Geschäftsmodell
Die Einhaltung von Vorschriften ist mit Kosten verbunden. Dazu gehören die Kosten für die zertifizierte Plattform, Systemaktualisierungen, Rechtsberatung und den Arbeitsaufwand des Teams. Diese Kosten sind real, teilweise wiederkehrend und variieren je nach Unternehmensgröße und getroffenen Entscheidungen.
Die Führungskraft muss entscheiden, wie diese Kosten aufgefangen werden. Drei Optionen, die sich kombinieren lassen:
- Spezielle Zusatzgebühren: Die Abrechnung einer zusätzlichen Gebührenposition im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung erfordert ein transparentes Vorgehen, das eine angemessene Kommunikation mit dem Kunden voraussetzt.
- Absorption in die Gesamtmarge: Die Integration der zusätzlichen Kosten in die Gesamtmarge oder die bereits erhobenen Gebühren ist ein wirtschaftlich flexiblerer Ansatz, der jedoch die Rentabilität verringert.
- Vorübergehende Margenreduzierung: Akzeptierte Reduzierung der operativen Marge zunächst mit einem schrittweisen Erholungsplan als Übergangsoption.
Diese Entscheidung hat kommerzielle, vertragliche (insbesondere für Firmenkunden mit Festpreisen) und wettbewerbsbezogene Auswirkungen. Es handelt sich um eine Managemententscheidung, nicht um einen buchhalterischen Faktor.
Investitionen in System-Upgrades
Die Reform erfordert ein eigenes Budget, Projektmanagement und die Priorisierung der Aufgaben. Die Führungskraft muss sie auf ihre Agenda setzen und sicherstellen, dass die personellen und finanziellen Ressourcen entsprechend bereitgestellt werden.
2. Überlassen Sie dieses Projekt nicht Ihrem Buchhalter
Dies ist vielleicht die wichtigste Warnung in diesem Zusammenhang. Elektronische Rechnungsstellung wird oft als Buchhaltungs- und Steuerangelegenheit wahrgenommen und daher instinktiv dem Buchhalter oder dem Finanzvorstand anvertraut. Das ist ein Fehler in der Unternehmensführung.
Der Steuerberater ist ein wertvoller Ansprechpartner, insbesondere in Bezug auf Umsatzsteuer und Steuererklärungen. Allerdings fehlt ihm das Fachwissen in den komplexen Bereichen der Reisebranche: spezielle Steuerregelungen, die Vertriebskette, GDS, Backoffice-Prozesse, Lieferantenbeziehungen, die Besonderheiten von Geschäftsreisebüros (TMCs) und Eventmanagement. Diese Themen liegen weit außerhalb seines üblichen Aufgabenbereichs.
Der Leiter eines Reisebüros oder Reiseveranstalters muss dieses Projekt selbst in die Hand nehmen und ein multidisziplinäres Team zusammenstellen, bestehend aus:
- Rechtliche und steuerliche Aspekte: Zur Sicherstellung der Klassifizierung von Warenströmen, Kunden- und Lieferantenverträgen sowie obligatorischen Informationen.
- Marketing und Kommunikation: Vorbereitung der Kundenkommunikation über Abrechnungsänderungen, mögliche neue Gebühren und beruhigende Instrumente (Newsletter, FAQ usw.).
- Der Vertriebsmitarbeiter: Die Auswirkungen auf Unternehmensverträge vorherzusehen, mögliche Preisverhandlungen im Zusammenhang mit den neuen Gebühren zu führen und während der gesamten Geschäftsbeziehung mit den Kunden zu kommunizieren.
- Der Buchhalter und der Finanzvorstand: Für deklarative Korrekturen, Margenüberwachung, Cashflow-Abstimmung und CA3-Management.
- Technologische Zwischensysteme: Backoffice, GDS, OBT (Online-Buchungstool), HBT (Hotel-Buchungstool), TBT (Zug-Buchungstool): Jedes dieser Systeme ist betroffen und muss von Anfang an Teil des Projekts sein.
- Wichtige Zulieferer: Fluggesellschaften, SNCF, Hotels, Versicherer: um Trends zu erfassen, ihre Abrechnungsbeschränkungen vorherzusehen und die erwarteten Zahlungsströme aufeinander abzustimmen.
In der Praxis
Ernennen Sie einen dedizierten Projektmanager, nicht unbedingt den Finanzvorstand, mit einem klaren Mandat, einem festgelegten Team und regelmäßiger Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
Die Reform schreitet zügig voran. Ein gut geführtes Projekt mit mehreren Beteiligten ist besser als ein Projekt, das einer einzelnen Person übertragen wird, so kompetent diese auch sein mag.
3. Ihr Projekt managen: Tipps von Experten
Was Sie akzeptieren müssen, um friedlich voranzukommen
Ihre Kundensegmentierung wird nie perfekt sein. Streben Sie eine Genauigkeit von 90 % in Ihrer Datenbank an und passen Sie diese im Laufe der Zeit an. Wer auf Perfektion wartet, fängt gar nicht erst an.
Das nationale Verzeichnis ist nicht aktuell und wird es wahrscheinlich auch nie sein. Wenn Ihre Assistentin bestätigt, dass alles in Ordnung ist, dann ist auch alles in Ordnung. Selbst ein Kunde, für den Sie die Arbeit abgeschlossen haben, ist möglicherweise nicht im Verzeichnis aufgeführt: Das ist ein Informationsfehler, verschwenden Sie nicht Ihre Energie damit.
Was Verlage heute ankündigen, kann in einem Jahr schon überholt sein. 2026 wird ein Jahr intensiven Wettbewerbs im Bereich der lizenzierten Plattformen sein. Wir müssen uns anpassen und dürfen nicht passiv bleiben.
Ihr Softwarehersteller gibt sein Bestes. Zertifizierte Plattform, API, AFNOR-Standards, Interoperabilität, elektronische Berichterstattung, IT-Sicherheit, UX, Geschäftsfunktionen: Es ist ein Mammutprojekt, und niemand kann alles perfekt umsetzen. Die perfekte Lösung gibt es nicht.
Die Preise ändern sich und werden sich auch weiterhin ändern. Lernen Sie, sich in einem dynamischen Umfeld zurechtzufinden. Die Reisebranche ist daran gewöhnt.
Kommunizieren Sie mit Ihren Ansprechpartnern im Backoffice und in Ihrer Branche. Was Sie erhalten, ist oft schon veraltet; Reformen vollziehen sich rasant. Doch dieser Austausch ist unerlässlich. Und manchmal müssen Sie auch auf Ihr Bauchgefühl hören.
Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Es ist durchaus legitim, einigen Kunden zu sagen: „Wir haben uns für unseren Empfangsdienst entschieden; wir kümmern uns im Herbst um den Versand und die elektronische Berichterstattung.“ Das System ist noch nicht vollständig ausgereift. Schritt für Schritt vorzugehen ist vernünftig, solange es nicht als Ausrede für Untätigkeit dient.
4. Sofort umsetzbare Erfolge
Hier sind einige einfache, aber wirkungsvolle Maßnahmen, die jede Führungskraft sofort umsetzen kann:
Ein monatlicher Newsletter für Ihre Mandanten informiert über den Fortschritt der Reform und Ihre Optionen: Erklären Sie ihnen die Besonderheiten Ihres Berufsstandes und zeigen Sie, dass Sie sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen. Zudem ist er ein wirksames Mittel, um das Vertrauen Ihrer Mandanten zu stärken.
Monatliche Überwachung des Projekts zur elektronischen Rechnungsstellung: Standards entwickeln sich weiter, Anwendungsfälle werden klarer und die Positionen der Anbieter ändern sich. Lassen Sie Ihre Teams nicht im Dunkeln tappen.
Zweimonatliche Berichterstattung über den Fortschritt der PA-Bezeichnungen (für große Organisationen mit mehreren Dienststellen): Zweimal im Monat ein einfacher Punkt, der allen betroffenen Teams mitgeteilt wird.
Regelmäßige Kommunikation mit Ihrer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft: Kommunizieren Sie regelmäßig mit ihr, denn Sie sind derjenige, der sich mit branchenspezifischen Angelegenheiten auskennt.
Und vor allem: Bleiben Sie transparent und bescheiden – gegenüber Ihren Teams, Ihren Kunden und Ihren Partnern. Niemand hat heute alle Antworten. Entscheidend ist, methodisch vorzugehen, ehrlich zu kommunizieren und nicht auf Perfektion zu warten, bevor man handelt.
5. Was Sie riskieren, wenn Sie nicht rechtzeitig handeln
Die gesetzlich vorgesehenen Strafen lauten wie folgt:
15 € pro Rechnung, die nicht per E-Rechnung versendet wird, begrenzt auf 15.000 € pro Kalenderjahr.
250 € pro fehlender elektronischer Meldung, begrenzt auf 15.000 € pro Kalenderjahr.
50 € pro nicht konformer Rechnung, eine Geldstrafe, die staatliche Stellen direkt an die Agentur überweisen können.
Das eigentliche Risiko liegt in großflächigen, automatisierten Verstößen: Tausende falsch weitergeleitete Rechnungen, fehlerhafte Umsatzsteuererklärungen und nicht ausgestellte Gutschriften. In einem Umfeld, in dem die Steuerbehörden nun in Echtzeit auf strukturierte Daten zugreifen können, ist die Fähigkeit, Anomalien zu erkennen, deutlich besser als zuvor.
Dies birgt auch ein Risiko für die Geschäftskontinuität: Ein B2B-Kunde, dessen Beschaffungssysteme Ihre Rechnungen ablehnen, wird Zahlungen blockieren. In einer Branche mit angespannter Liquidität ist dies keine rein theoretische Möglichkeit.
6. Dies ist der entscheidende Moment
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht einfach nur eine weitere technologische Entwicklung. Für Manager von Reisebüros und Reiseveranstaltern stellt sie eine Transformation dar, die gleichzeitig ihre rechtliche Stellung, ihre Finanzorganisation, ihre Informationssysteme und ihre Beziehungen zu ihren Partnern beeinflusst.
Die branchenspezifischen Merkmale – Margenregelung, Komplexität der Finanzintermediation, Zahlungsabwicklung durch Dritte, Stornierungsvolumen, Unternehmens- und TMC-Fragen – machen diese Reform anspruchsvoller als in den meisten anderen Branchen. Sie erfordern maßgeschneiderte Lösungen, strategisches Denken im Vorfeld und ein Management auf höchster Unternehmensebene.
Das von SETO und Les Entreprises du Voyage mit Unterstützung von KPMG Avocats veröffentlichte Weißbuch bietet eine solide Grundlage. Nun liegt es an jedem Manager, sich damit auseinanderzusetzen, die Entscheidungen in seinem Verantwortungsbereich zu identifizieren und sein Unternehmen unverzüglich entsprechend zu verpflichten.
September 2026 ist nur noch wenige Monate entfernt. Die Zeit drängt.
Ein letzter Gedanke und eine Statistik, die die Dinge ins rechte Licht rückt
Buchhalter gelten oft als Experten für diese Reform. Hier ist eine Tatsache, die kollektive Demut erfordert und viele Unternehmensführer beruhigen sollte.
Durch einen Abgleich der SIREN-Nummern, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften identifizieren, von denen etwa 39.031 SIRENs erfasst wurden, wobei 2.810 SIRENs nicht in der Datenbank gefunden wurden (die Zahlen sind daher ungefähre Angaben), erhalten wir eine durchschnittliche Quote der Kennzeichnung als zugelassene Plattform (PA) von 14,9 % für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften selbst.
Anders gesagt: Selbst diejenigen, die über viel Wissen verfügen, sind nicht weit voraus. Wenn Sie das Gefühl haben, den Anschluss zu verlieren, keine Sorge, Sie sind nicht allein. Wichtig ist, nicht stehen zu bleiben.
Und vor allem: Übertragen Sie ihnen nicht die Leitung dieses Projekts. Ihre fachliche Expertise ist Ihr größtes Kapital.
Teil 1: Die Grundlagen: Was die Reform für den Reisesektor wirklich ändert
Dieses Dokument basiert auf dem SETO/EDV/KPMG Avocats White Paper „Mehrwertsteuer & elektronische Rechnungsstellung“ (Februar 2026) und wurde durch Rückmeldungen aus der Praxis sowie Gespräche mit zahlreichen Fachleuten ergänzt. Es stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für konkrete Fragen wird die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts empfohlen.
