Angesichts der Vielzahl an Tools, Daten und Kanälen benötigen Reiseexperten nicht noch mehr Software. Sie brauchen ein System, das ihre Informationen, Teams, Partner und den täglichen Arbeitsablauf miteinander verbindet.
Dies ist das Ziel des Travel Operating Intelligence System, kurz TOIS : fragmentierte Informationen in direkt nutzbare Geschäftsinformationen umzuwandeln.
Zusammenfassung
Dem Tourismus mangelt es nicht an Instrumenten, aber an Kontinuität
Reisebüros, Reiseveranstalter und Destination Management DMCs) eine Vielzahl von Lösungen zur Organisation ihrer Geschäftsabläufe: Messaging-Systeme, CRM-Systeme, Buchungstools, Produktionssoftware, Tabellenkalkulationen, Dokumentenbereiche, Buchhaltungslösungen, Lieferantenplattformen und Anwendungen künstlicher Intelligenz.
Zusätzlich zu diesen Tools gibt es beträchtliche Mengen an Informationen: Kundenanfragen, PDF-Programme, Verträge, Preise, Verkaufsbedingungen, Kontaktdaten der Reisenden, Verfügbarkeit, Angebote, Rechnungen, Reisedokumente und Austausch mit Partnern.
Das Problem ist daher nicht mehr der Zugang zu Informationen, sondern deren Verbreitung.
Teams verbringen nach wie vor viel Zeit damit, Daten zu suchen, sie zu überprüfen, zwischen verschiedenen Tools zu übertragen, neu zu formatieren und an die zuständigen Personen weiterzuleiten. Dieselben Informationen können in einer E-Mail, einem Angebot, einer Lieferantendatei und einem Reisetagebuch enthalten sein, ohne dass ein System den Gesamtkontext wirklich erfassen kann.
Diese Fragmentierung führt zu Zeitverschwendung, Fehlern und einer starken Abhängigkeit vom individuellen Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters. Sie schränkt zudem die Fähigkeit von Unternehmen ein, ihre Abläufe zu automatisieren und künstliche Intelligenz voll auszuschöpfen.
Was ist ein Travel Operating Intelligence System?
Ein Travel Operating Intelligence System (TOIS) ist ein operatives Informationssystem, das speziell für Reiseexperten entwickelt wurde. Es zentralisiert Geschäftsdaten, ordnet sie dem jeweiligen Fall zu und nutzt künstliche Intelligenz zur Unterstützung von Produktion, Vertrieb, Zusammenarbeit, Kundenbeziehungen und Unternehmensführung.
Ein Reiseinformationssystem (TOIS) beschränkt sich nicht auf die Speicherung von Informationen. Es muss in der Lage sein, die Beziehungen zwischen einem Reisenden, einem Projekt, einem Reiseziel, einem Anbieter, einer Dienstleistung, einem Preis, einer Aufgabe oder einem Dokument zu verstehen.
Es basiert auf vier sich ergänzenden Dimensionen:
- eine strukturierte Geschäftsdatenbank;
- ein kooperatives Arbeitsumfeld;
- eine künstliche Intelligenz, die sich auf Tourismus spezialisiert hat;
- Eine Orchestrierungsschicht, die in der Lage ist, Informationen, Werkzeuge und Aktionen zu verknüpfen.
Ziel ist es, Fachleuten die Arbeit in einem gemeinsamen, kontinuierlich erweiterten Kontext zu ermöglichen, anstatt zwischen isolierten Systemen navigieren zu müssen.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem TOIS, einem CRM und einem ERP?
Ein CRM-System dient in erster Linie der Organisation von Geschäftsbeziehungen. Es ermöglicht die Verfolgung von Interessenten, Kunden, Verkaufschancen und Interaktionen.
Ein ERP-System strukturiert die Managementprozesse des Unternehmens: Produktion, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung oder Rechnungsstellung.
Eine universelle künstliche Intelligenz kann Texte schreiben, Inhalte übersetzen oder Dokumente zusammenfassen. Sie kennt jedoch nicht unbedingt die unternehmensspezifischen Regeln, Daten und Prozesse.
TOIS operiert auf einer anderen Ebene. Es verbindet diese verschiedenen Dimensionen im realen Kontext von Reisevorgängen.
Ein ERP-System weiß im Allgemeinen, wo sich Informationen befinden. Ein TOIS-System muss darüber hinaus seinen Zweck kennen, wissen, in welcher Datei es sich befindet, welche anderen Daten damit verknüpft sind und welche Aktionen es auslösen kann.
Es ersetzt nicht unbedingt die bestehenden Werkzeuge. Es kann vielmehr die Intelligenzebene bilden, die sie miteinander verbindet und ihnen ein kohärenteres Funktionieren ermöglicht.
Cocohop, ein erster konkreter Ausdruck von TOIS
Cocohop entwickelt diese Vision durch eine kollaborative Plattform für Reisebüros, Reiseveranstalter und Destination -Management-Unternehmen (DMCs).
Ziel ist es nicht nur, bestehende Prozesse zu digitalisieren, sondern ein Umfeld zu schaffen, in dem jede Information von Teams und künstlicher Intelligenz strukturiert, wiederverwendet und aktiviert werden kann.
Die Plattform unterstützt mittlerweile mehrere wesentliche Phasen des Produktions- und Vertriebszyklus einer Reise.
Anfragen verstehen und strukturieren
Eine Reiseanfrage kommt selten in Form eines perfekt ausgearbeiteten Briefings.
Sie kann in einer E-Mail, während eines Telefonats, in einem Formular, in einem Dokument oder in mehreren aufeinanderfolgenden Nachrichten formuliert werden. Sie enthält Präferenzen, Einschränkungen, Termine, Budgets, Reiseinformationen und manchmal auch implizite Erwartungen.
Mit Cocohop können Sie diese Informationen in einem strukturierten Projekt zusammenführen. Wichtige Daten sind nicht länger auf eine Konversation oder den Posteingang eines Kollegen beschränkt.
Das Projekt wird zum Bezugspunkt für die Teams. Es vereint den Geschäftskontext, die Reisenden, die Bedürfnisse, die Dokumente, die Aufenthaltsphasen, die Dienstleistungen, die Aufgaben und den damit verbundenen Austausch.
Diese Struktur erleichtert die Übertragung von Dateien, die Zusammenarbeit und den Einsatz künstlicher Intelligenz.
Erstellung maßgeschneiderter Reisen
Für die Planung einer Reise müssen Fachleute viele Elemente berücksichtigen: Reiseziele, Unterkünfte, Transport, Aktivitäten, redaktionelle Inhalte, Anbieter, Kosten, Verkaufspreise, Margen und Bedingungen.
Cocohop vereint diese Komponenten in einer einzigen Produktionsumgebung.
Teams können eine Reiseroute erstellen, die verschiedenen Etappen organisieren, Leistungen kombinieren, Preise aushandeln und die für den Verkauf und die Abreise des Reisenden notwendigen Materialien generieren.
Die geschaffenen Ressourcen sind nicht auf ein einzelnes Projekt beschränkt. Sie können genutzt und in zukünftigen Projekten wiederverwendet werden, wobei die Möglichkeit der Anpassung an jeden Kunden erhalten bleibt.
Dieser Ansatz ermöglicht es Agenturen, Reiseveranstaltern und Destination-Management-Unternehmen, ihr Wissen über Reiseziele nachhaltig zu nutzen und wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren.
Programme in nutzbare Daten umwandeln
Ein Großteil des touristischen Angebots kursiert immer noch in Form von PDF-Dokumenten.
Diese Programme enthalten wertvolle Informationen, die jedoch schwer automatisch genutzt werden können: Beschreibungen, Reiserouten, Unterkünfte, inkludierte Leistungen, Bedingungen und Preisinformationen.
Cocohop kann diese Dokumente analysieren, um ihren Inhalt in strukturierte und wiederverwendbare Elemente umzuwandeln.
Ein Programm kann somit die Grundlage für ein reales Projekt bilden: Phasen, Dienstleistungen, Inhalte, Angebote, kommerzieller Vorschlag oder Reisetagebuch.
Diese Funktion adressiert eine zentrale Herausforderung für den Tourismusvertrieb. Sie ermöglicht es Reiseveranstaltern und Destination-Management-Unternehmen (DMCs), ihre Produktionsprozesse stärker an die tägliche Arbeit von Agenturen anzupassen, ohne dass eine vollständige Dateneingabe erforderlich ist.
Die Agentur kann ein bestehendes Programm schneller nutzen, es anpassen und in ihre eigene Kundenbeziehung integrieren.
Inhalte und Ressourcen zentralisieren
Die Qualität eines Reisevorschlags hängt auch von der Vielfalt der verwendeten Inhalte ab: Beschreibungen, Ratschläge, praktische Informationen, Bildmaterial, Empfehlungen und Ortskenntnisse.
In vielen Unternehmen bleibt dieser Inhalt über mehrere Ordner, Dokumente und Mitarbeiter verstreut.
Mit Cocohop können Sie eine gemeinsame Ressourcenbibliothek erstellen. Teams können ihre Inhalte organisieren, sie Zielen oder Diensten zuordnen und in verschiedenen Projekten wiederverwenden.
Dieser Ansatz des Wissensaustauschs verringert den Wissensverlust bei Teamwechseln. Außerdem vermeidet er, dass dieselbe Arbeit für jedes neue Projekt komplett neu erledigt werden muss.
Künstliche Intelligenz kann dann auf diese internen Ressourcen zurückgreifen, anstatt generische Antworten zu liefern, die nichts mit dem Fachwissen des Unternehmens zu tun haben.
Zusammenarbeit zwischen Teams, Partnern und Reisenden
Die Organisation einer Reise involviert oft mehrere Akteure: Verkäufer, Produzenten, operative Manager, Lieferanten, Partner am Reiseziel und Reisende.
Jede Unterbrechung zwischen diesen Akteuren erhöht das Risiko von Informationsverlusten.
Das Cocohop-Projekt bietet einen gemeinsamen, kollaborativen Arbeitsbereich. Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Dienstleistungen und Kundeninformationen bleiben im selben Kontext miteinander verknüpft.
Die Teams können leichter erkennen, was bereits erreicht wurde, was noch validiert werden muss und wer für die einzelnen Maßnahmen verantwortlich ist.
Diese Kontinuität ist besonders wichtig, wenn Dateien vom Vertrieb zur Produktion und anschließend von der Produktion zum Betrieb übertragen werden.
Es ermöglicht zudem eine bessere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen. Eine Agentur kann mit einem Reiseveranstalter oder einer Destination-Management-Gesellschaft zusammenarbeiten, ohne unzählige Dokumentenversionen und schwer nachvollziehbare Austauschprozesse zu benötigen.
Marketingmaterialien und Reisedokumente erstellen
Die gleichen Daten werden oft in mehreren Dokumenten verwendet: Verkaufsangebot, Kostenvoranschlag, Programm, Bestätigung, Reiseplan oder Antrag für den Reisenden.
Wenn diese Medien separat erstellt werden, kann jede Änderung mehrere manuelle Aktualisierungen erfordern.
Durch die Zentralisierung von Projektinformationen ermöglicht Cocohop deren Wiederverwendung in verschiedenen Formaten.
Fachleute können mithilfe vorhandener Daten Angebote, Kostenvoranschläge und Reisepläne erstellen. Inhalte lassen sich individuell anpassen, übersetzen und an das visuelle Erscheinungsbild des Unternehmens anpassen.
Dieser Ansatz beschränkt die Wiedereingabe und verbessert die Konsistenz der an den Kunden gesendeten Dokumente.
Es ermöglicht Fachleuten außerdem, mehr Zeit der Beratung und der Qualität des Angebots zu widmen, anstatt sich mit dessen Formatierung zu befassen.
Gestaltung der Kundenbeziehung
Die Beziehung zum Reisenden endet nicht mit dem Versenden des Angebots.
Der Prozess umfasst Nachfassaktionen, Validierungen, Zahlungen, Dokumentensammlung, Abreisevorbereitung und Aktenüberwachung.
Cocohop ermöglicht es, diese Interaktionen im Kontext des Projekts zu halten und die verschiedenen durchzuführenden Aktionen zu organisieren.
Die Teams haben einen besseren Überblick über die Customer Journey und die nächsten Schritte. Sie können Fehler reduzieren, Verantwortlichkeiten besser verteilen und bestimmte Folgemaßnahmen automatisieren.
Ziel ist es nicht, menschliche Beziehungen zu standardisieren, sondern die damit verbundenen operativen Aufgaben abzusichern.
Die Geschäftsführung basiert auf dem tatsächlichen operativen Geschäft
Die Zentralisierung von Projekten, Kunden, Lieferanten, Ressourcen und Finanzdaten eröffnet auch neue Managementmöglichkeiten.
Unternehmen können ihre laufenden Fälle, potenziellen Umsätze, Margen, Konversionsraten und die Verteilung ihrer Aktivitäten verfolgen.
Sie können besser nachvollziehen, welche Inhalte verwendet werden, welche Lieferanten eine wichtige Rolle spielen und welche Schritte den größten operativen Arbeitsaufwand verursachen.
Das Management basiert nicht mehr allein auf nachträglich ausgefüllten Tabellenkalkulationen. Es kann vielmehr schrittweise durch Daten gestützt werden, die im Laufe des täglichen Arbeitsprozesses entstehen.
TOIS wird somit zu einem Entscheidungshilfesystem und nicht nur zu einem Berichtsraum.
Theya, die Konversationsschnittstelle des Systems
Die in Cocohop integrierte künstliche Intelligenz hat die Form von Theya.
Theya ist nicht einfach nur ein weiterer Chatbot, der neben bestehenden Geschäftstools verfügbar ist. Es bietet eine dialogbasierte Schnittstelle zu den Daten und Abläufen des Unternehmens.
Es kann einem Benutzer helfen, Informationen zu finden, eine Datei zusammenzufassen, Inhalte vorzubereiten oder die Erstellung und Aktualisierung eines Projekts zu unterstützen.
Die Herausforderung besteht nicht mehr einfach darin, eine KI zum Schreiben eines Textes aufzufordern. Es geht vielmehr darum, sie in die Lage zu versetzen, mit den realen Informationen, Regeln und Prozessen der Organisation zu arbeiten.
Wenn KI den Kontext eines Falls versteht, kann sie relevantere Antworten liefern. Sie kann Fachkräfte auch bei bestimmten Aufgaben unterstützen, während Entscheidungen und Genehmigungen weiterhin in deren Verantwortung liegen.
Dieser Ansatz verwandelt künstliche Intelligenz schrittweise in einen echten operativen Co-Piloten.
Eine einheitliche Infrastruktur für Agenturen, Reiseveranstalter und Destination-Management-Unternehmen
Die Stärke eines Tourismusinformationssystems (TOIS) liegt in seiner Fähigkeit, sich an die verschiedenen Berufe in der touristischen Wertschöpfungskette anzupassen.
Für ein Reisebüro ermöglicht es die schnellere Bearbeitung von Anfragen, die Nutzung verfügbarer Programme, die Personalisierung von Angeboten und die Zentralisierung der Kundenbeziehung.
Für einen Reiseveranstalter ist es hilfreich, Programme zu strukturieren, Inhalte zu organisieren, den Vertrieb zu erleichtern und die Nutzung zu verfolgen.
Für ein DMC ermöglicht es, Feldkenntnisse optimal zu nutzen, Dienstleistungen und Ressourcen wiederzuverwenden und besser mit den ausstellenden Behörden zusammenzuarbeiten.
Diese Berufe behalten ihre spezifischen Merkmale. Sie teilen jedoch das gleiche Bedürfnis: eine große Menge verstreuter Informationen in nutzbare und marktfähige Projekte umzuwandeln.
Wird künstliche Intelligenz Reiseexperten ersetzen?
Der Wert eines Tourismusfachmanns liegt nicht in seiner Fähigkeit, Informationen von einem Dokument in ein anderes zu kopieren.
Es liegt in ihrem Verständnis für den Reisenden, ihrer Expertise in Bezug auf Reiseziele, ihrer Kreativität, ihrer Fähigkeit zu vermitteln, zu verhandeln und unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen.
Es beruht auch auf dem Vertrauen, das er zu seinen Kunden und Partnern aufbaut.
Künstliche Intelligenz ersetzt dieses Fachwissen nicht. Sie kann Fachkräfte jedoch von einem Teil der operativen Fragmentierung befreien, die deren Entfaltung derzeit einschränkt.
Die Aufgabe des TOIS besteht darin, die Suche, Verbreitung, Strukturierung und Formatierung von Informationen zu übernehmen, damit sich die Teams auf Entscheidungen mit hohem Mehrwert konzentrieren können.
Weniger Zeitaufwand für operative Angelegenheiten. Mehr Zeit für die Menschen.
Hin zu einer kollaborativen Reiseinfrastruktur
Die Tourismusbranche hat zuerst ihre Lagerbestände, dann ihre Reservierungen, ihre Prozesse und ihre Kundenbeziehungen computerisiert.
Der nächste Schritt besteht darin, all diese Abläufe intelligenter, besser vernetzt und leichter umsetzbar zu gestalten.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Tools, Inhalten und Kanälen wird der Wert nicht mehr allein von den einzelnen Softwareanwendungen selbst stammen. Er ergibt sich vielmehr aus der Fähigkeit, Daten in einem gemeinsamen Geschäftskontext zu verknüpfen.
Das Travel Operating Intelligence System kann diese neue Infrastrukturschicht bilden.
Eine Schicht, die in der Lage ist, interne Systeme, Kataloge, Lieferanten, Zahlungsmethoden, Buchungstools, Teams, Reisende und KI-Agenten miteinander zu verbinden.
Cocohop baut diese Vision heute gemeinsam mit Reiseexperten auf: ein offenes, kollaboratives und intelligentes System, das ihre Expertise stärken und ihnen die Kontrolle über die Komplexität ihrer Abläufe zurückgeben soll.
CEO und Mitbegründer von Cocohop
Inhalte, die im Rahmen einer redaktionellen Partnerschaft erstellt wurden.
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