BAGIAN 3 : Apa yang harus diputuskan dan dikelola oleh seorang pemimpin
Berdasarkan White Paper PPN & Faktur Elektronik SETO/EDV/KPMG Lawyers (Februari 2026)
Diperkaya dengan masukan dari lapangan: presiden jaringan, CEO penerbit back-office, GDS, CEO agensi, CFO grup besar, maskapai penerbangan.
Bagian 1: Dasar-dasar: apa yang sebenarnya diubah oleh reformasi ini bagi sektor pariwisata
Bagian 2: Isu penting seputar TMC dan agensi campuran: buram, transparan, dan bagaimana selanjutnya?
Ringkasan
1. Keputusan yang menjadi wewenang pemimpin
Reformasi faktur elektronik memunculkan daftar panjang tugas operasional. Namun sebelum mendelegasikan tugas-tugas tersebut, ada keputusan strategis yang hanya dapat dibuat oleh pemimpin.
Pilih platform yang telah disetujui dan lakukan dengan cepat
Penggunaan platform pembayaran yang disetujui (AP) bersifat wajib: transaksi faktur B2B tidak dapat lagi diproses langsung antara penjual dan pembeli. Anda memiliki tiga pilihan:
Opsi 1: Asisten pribadi (PA) dari bagian administrasi Anda.
Ini adalah pilihan yang paling alami. Dalam praktiknya, back office Anda bisa jadi merupakan Approved Processor (AP) sendiri, atau bergantung pada AP yang telah dipilih dan biayanya akan dibebankan kepada Anda—biaya yang, bagi sebagian orang, bisa jadi cukup besar. Praktik umum adalah menggunakan AP yang sama untuk pengiriman dan penerimaan, tetapi ini tidak wajib. Setiap situasi berbeda, dan pilihan ini memiliki konsekuensi dan efek samping yang harus dipertimbangkan dengan cermat.
Opsi 2: PA eksternal tetapi seragam (tipe Pennylane…).
Secara teknis memungkinkan, tetapi bukan solusi yang paling direkomendasikan untuk kebutuhan spesifik industri perjalanan.
Opsi 3: Multi-PA.
Hal ini juga memungkinkan jika Anda mengantisipasi bahwa pelanggan Anda akan berada di berbagai platform dan ingin mempertahankan kemandirian Anda, tetapi dengan kompleksitas yang tidak boleh diremehkan.
Setelah Anda menyelesaikan strategi Anda, bagikan dengan rekan-rekan Anda. Reformasi tidak dapat dikelola hanya oleh manajemen saja.
Definisikan model intermediasi Anda
Sebagaimana dibahas pada Bagian 1 dan 2, klasifikasi hukum setiap lini produk merupakan prasyarat untuk setiap keputusan teknis. Klasifikasi ini berada di bawah wewenang manajemen senior, bersama dengan penasihat hukum dan pajak, dan dapat menyebabkan penyesuaian kontrak atau bahkan pilihan terkait posisi pasar.
Tentukan opsi PPN pada transaksi debit
Operator dapat memilih untuk membebankan PPN pada saat pembuatan faktur (basis akrual) daripada pada saat penerimaan pembayaran. Opsi ini menyederhanakan beberapa aspek manajemen, khususnya memperbarui status "terbayar" dalam siklus hidup faktur, tetapi memiliki implikasi terhadap arus kas dan pelaporan. Keputusan ini sepenuhnya berada di tangan pemilik bisnis.
Antisipasi dampak biaya dan tentukan model bisnis Anda
Kepatuhan membutuhkan biaya. Ini termasuk biaya platform yang bersertifikasi, biaya peningkatan sistem, biaya dukungan hukum, dan biaya waktu tim. Biaya ini nyata, sebagian berulang, dan bervariasi tergantung pada ukuran organisasi dan pilihan yang dibuat.
Pertanyaan yang harus diputuskan oleh pemimpin adalah: bagaimana biaya ini akan ditanggung? Ada tiga pilihan, yang dapat digabungkan:
- Biaya tambahan spesifik: Penagihan kepada pelanggan untuk biaya tambahan yang terkait dengan faktur elektronik memerlukan pendekatan transparan yang mengasumsikan komunikasi yang tepat dengan pelanggan.
- Penyerapan ke dalam margin keseluruhan: Pengintegrasian biaya tambahan ke dalam margin keseluruhan atau biaya yang sudah dibebankan merupakan pendekatan yang lebih fleksibel secara komersial, tetapi akan menekan profitabilitas.
- Pengurangan margin sementara: Pengurangan margin operasi yang diterima pada awalnya, dengan rencana pemulihan bertahap sebagai opsi transisi.
Pilihan ini memiliki implikasi komersial, kontraktual (khususnya untuk klien korporat dengan tarif tetap) dan posisi kompetitif. Ini adalah keputusan manajemen, bukan faktor akuntansi.
Berinvestasi dalam peningkatan sistem
Reformasi ini membutuhkan anggaran khusus, manajemen proyek, dan prioritas tugas. Pemimpin harus memasukkannya ke dalam agenda mereka dan memastikan bahwa sumber daya manusia dan keuangan dialokasikan sesuai kebutuhan.
2. Jangan biarkan akuntan Anda mengelola proyek ini sendirian
Ini mungkin peringatan terpenting dalam hal ini. Faktur elektronik sering dianggap sebagai masalah akuntansi dan pajak, dan oleh karena itu secara naluriah dipercayakan kepada akuntan atau CFO. Ini adalah kesalahan tata kelola.
Akuntan adalah kontak yang berharga, terutama terkait PPN dan pengembalian pajak. Namun, mereka kurang memiliki keahlian dalam kompleksitas industri perjalanan: rezim pajak khusus, rantai distribusi, GDS, back office, hubungan pemasok, kekhususan perusahaan manajemen perjalanan (TMC), dan manajemen acara. Ini adalah subjek yang berada di luar lingkup pekerjaan mereka biasanya.
Manajer sebuah agen perjalanan atau operator tur harus bertanggung jawab penuh atas proyek ini dan membentuk tim multidisiplin yang meliputi:
- Aspek hukum dan perpajakan: Untuk mengamankan klasifikasi arus, kontrak pelanggan dan pemasok, serta informasi wajib.
- Pemasaran dan komunikasi: Untuk menyiapkan komunikasi pelanggan mengenai perubahan tagihan, potensi biaya baru, dan alat pendukung (buletin, FAQ, dll.).
- Tugas tenaga penjualan: Untuk mengantisipasi dampak pada kontrak perusahaan, mengelola potensi negosiasi harga terkait biaya baru, dan berkomunikasi dengan klien selama hubungan kerja berlangsung.
- Akuntan dan CFO: Untuk koreksi deklaratif, pemantauan margin, rekonsiliasi arus kas, dan pengelolaan CA3.
- Perantara teknologi: Back-office, GDS, OBT (Online Booking Tool), HBT (Hotel Booking Tool), TBT (Train Booking Tool): setiap sistem ini terdampak dan harus menjadi bagian dari proyek sejak awal.
- Pemasok utama: Maskapai penerbangan, SNCF, hotel, perusahaan asuransi: untuk mengumpulkan tren, mengantisipasi kendala penagihan mereka, dan menyelaraskan arus yang diharapkan.
Dalam praktiknya
Tunjuklah seorang manajer proyek khusus, tidak harus CFO, dengan mandat yang jelas, tim yang teridentifikasi, dan pelaporan rutin kepada manajemen.
Reformasi ini berjalan dengan cepat. Sebuah proyek yang dikelola dengan baik dan melibatkan banyak pemangku kepentingan lebih baik daripada proyek yang didelegasikan kepada satu orang saja, betapapun kompetennya orang tersebut.
3. Mengelola proyek Anda: saran dari mereka yang sudah berpengalaman
Hal yang perlu Anda terima agar dapat melangkah maju dengan damai
Segmentasi pelanggan Anda tidak akan pernah sempurna. Targetkan akurasi 90% dalam basis data Anda, dan sesuaikan seiring waktu. Menunggu kesempurnaan berarti tidak pernah memulai.
Direktori nasional tidak mutakhir dan mungkin tidak akan pernah mutakhir. Jika asisten pribadi Anda mengkonfirmasi bahwa semuanya beres, maka semuanya beres. Bahkan klien yang telah Anda selesaikan pekerjaannya mungkin tidak terlihat di direktori: ini adalah kesalahan informasi, jangan buang energi Anda untuk itu.
Apa yang diumumkan penerbit hari ini mungkin tidak lagi berlaku dalam setahun. Tahun 2026 adalah tahun peperangan komersial yang intens di dunia platform berlisensi. Kita harus beradaptasi dan tidak tetap pasif.
Penerbit perangkat lunak Anda melakukan segala yang mereka bisa. Platform bersertifikasi, API, standar AFNOR, interoperabilitas, pelaporan elektronik, keamanan TI, UX, fungsionalitas bisnis: ini adalah upaya kolosal, dan tidak ada yang bisa melakukan semuanya dengan sempurna. Unicorn berkepala tiga itu tidak ada.
Harga terus berubah dan akan terus berubah. Belajarlah untuk beradaptasi dengan lingkungan yang dinamis. Industri pariwisata sudah terbiasa dengan hal itu.
Berkomunikasilah dengan tim administrasi dan perwakilan industri Anda. Informasi yang mereka bagikan terkadang sudah usang pada saat Anda menerimanya; reformasi bergerak cepat, sangat cepat. Namun, pertukaran informasi ini tetap penting. Dan terkadang, Anda juga harus mempercayai insting Anda.
Lakukan langkah demi langkah. Sangat wajar untuk memberi tahu beberapa klien, "Kami telah memilih PA kami untuk penerimaan; kami akan mempertimbangkan pengiriman dan pelaporan elektronik di musim gugur." Ekosistem belum sepenuhnya siap. Melakukannya satu langkah demi satu langkah adalah hal yang wajar, asalkan tidak dijadikan alasan untuk tidak bertindak.
4. Langkah-langkah cepat yang dapat diterapkan sekarang
Berikut beberapa tindakan sederhana namun berdampak besar yang dapat segera diterapkan oleh setiap pemimpin:
Sebuah buletin bulanan untuk klien Anda tentang perkembangan reformasi dan pilihan Anda: Beri mereka informasi, jelaskan kekhususan profesi Anda, dan tunjukkan bahwa Anda aktif terlibat dalam masalah ini. Ini juga merupakan alat yang ampuh untuk membangun kepercayaan pelanggan.
Pemantauan bulanan proyek faktur elektronik: Standar terus berkembang, kasus penggunaan semakin jelas, dan posisi vendor berubah. Jangan biarkan tim Anda menavigasi tanpa arah.
Pelaporan dua bulanan tentang kemajuan penunjukan PA (untuk organisasi multi-layanan besar): Dua kali sebulan, poin sederhana dibagikan kepada semua tim terkait.
Komunikasi rutin dengan firma akuntansi Anda: Berkomunikasilah secara teratur dengan mereka, dengan tetap mengingat bahwa Anda adalah orang yang mengetahui hal-hal spesifik terkait sektor tersebut.
Dan yang terpenting, tetaplah transparan dan rendah hati: kepada tim Anda, klien Anda, dan mitra Anda. Tidak ada seorang pun yang memiliki semua jawaban saat ini. Yang membuat perbedaan adalah bergerak maju secara metodis, berkomunikasi secara jujur, dan tidak menunggu semuanya sempurna sebelum bertindak.
5. Apa yang Anda risikokan jika Anda tidak bertindak tepat waktu
Sanksi yang diatur dalam undang-undang adalah sebagai berikut:
€15 per faktur yang tidak dikirim melalui faktur elektronik, dengan batasan maksimal €15.000 per tahun kalender.
€250 per transmisi pelaporan elektronik yang hilang, dengan batasan maksimal €15.000 per tahun kalender.
€50 per faktur yang tidak sesuai, denda yang dapat dikirim langsung oleh layanan negara ke instansi tersebut.
Risiko sebenarnya adalah ketidakpatuhan otomatis berskala besar: ribuan faktur yang salah kirim, pengembalian PPN yang keliru, dan nota kredit yang tidak diterbitkan. Dalam lingkungan di mana otoritas pajak sekarang memiliki akses ke data terstruktur secara real-time, kemampuan untuk mendeteksi anomali jauh lebih unggul daripada sebelumnya.
Hal ini juga menimbulkan risiko keberlangsungan bisnis: pelanggan B2B yang sistem pengadaan hingga pembayarannya menolak faktur Anda adalah pelanggan yang akan memblokir pembayaran. Dalam industri dengan arus kas yang ketat, ini bukanlah kemungkinan teoretis.
6. Ini adalah momen krusial
Faktur elektronik bukan sekadar perkembangan teknologi lainnya. Bagi para manajer agen perjalanan dan operator tur, ini adalah transformasi yang secara bersamaan memengaruhi posisi hukum mereka, organisasi keuangan mereka, sistem informasi mereka, dan hubungan mereka dengan para mitra.
Karakteristik khusus sektor ini—rezim margin, kompleksitas perantara, pengumpulan pembayaran pihak ketiga, volume pembatalan, masalah korporasi dan TMC—membuat reformasi ini lebih menantang daripada di sebagian besar industri lainnya. Hal ini membutuhkan solusi yang disesuaikan, pemikiran strategis hulu, dan manajemen di tingkat tertinggi perusahaan.
Buku putih yang diterbitkan oleh SETO dan Les Entreprises du Voyage, dengan dukungan dari KPMG Avocats, memberikan titik acuan yang solid. Kini terserah kepada setiap manajer untuk mengambil alihnya, mengidentifikasi keputusan yang berada dalam lingkup wewenang mereka, dan segera berkomitmen terhadap organisasi mereka.
September 2026 tinggal beberapa bulan lagi. Waktu terus berjalan.
Sebagai penutup, dan sebuah statistik yang memberikan perspektif yang lebih jelas
Akuntan sering disebut sebagai ahli dalam reformasi ini. Berikut adalah fakta yang menuntut kerendahan hati kolektif dan seharusnya meyakinkan banyak pemimpin bisnis.
Dengan melakukan pencocokan silang nomor SIREN yang mengidentifikasi firma akuntansi, tercatat sekitar 39.031 SIREN, dengan 2.810 SIREN tidak ditemukan dalam basis data (oleh karena itu angka-angka tersebut merupakan perkiraan), kita memperoleh tingkat rata-rata penetapan platform yang disetujui (PA) sebesar 14,9% untuk firma akuntansi itu sendiri.
Dengan kata lain, bahkan mereka yang berpengetahuan pun tidak jauh lebih maju. Jika Anda merasa tertinggal, jangan khawatir, Anda tidak sendirian. Yang penting adalah jangan sampai stagnan.
Dan yang terpenting: jangan percayakan pengelolaan proyek ini kepada mereka. Keahlian profesional Anda adalah aset terbesar Anda.
Bagian 1: Dasar-dasar: apa yang sebenarnya diubah oleh reformasi ini bagi sektor pariwisata
Bagian 2: Isu penting seputar TMC dan agensi campuran: buram, transparan, dan bagaimana selanjutnya?
Dokumen ini didasarkan pada White Paper PPN & Faktur Elektronik SETO/EDV/KPMG Avocats (Februari 2026), yang dilengkapi dengan masukan dari lapangan dan diskusi dengan banyak profesional. Dokumen ini bukan merupakan nasihat hukum atau pajak. Untuk situasi spesifik apa pun, disarankan untuk berkonsultasi dengan akuntan publik atau pengacara pajak.
